ĐẶC TẢ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI CÁC HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ
(ĐÓN VÀ LÀM VIỆC VỚI ĐOÀN VÀO)
|
Stt
|
Tên bước công việc
|
Đặc tả
|
Bộ phận/đơn vị thực hiện
|
Bộ phận/ĐV phối hợp
|
Kết quả đạt được
|
Hạn hoàn thành
|
Biểu mẫu
|
1
|
Nhận yêu cầu đăng ký làm việc
|
Nhận yêu cầu làm việc từ đối tác bao gồm:
+ Thời gian làm việc:
+ Địa điểm:
+ Thành phần (số lượng, chức danh người tham dự)
+ Nội dung làm việc:
|
CBĐN
|
Đối tác
|
Yêu cầu đăng ký làm việc được nhận
|
|
|
2
|
Tổng hợp đăng ký
|
CBĐN trình báo với Hiệu trưởng về yêu cầu đăng ký làm việc của đối tác
|
CBĐN
|
Hiệu trưởng
|
Yêu cầu đăng ký làm việc được trình báo tới hiệu trưởng
|
|
BM/QT.70/VH-P.ĐT/01/01
|
3
|
Xem xét
|
Hiệu trưởng xem xét yêu cầu đăng ký làm việc từ phía đối tác
|
Hiệu trưởng
|
CBĐN
|
Yêu cầu đăng ký làm việc được xem xét
|
|
|
4
|
Phản hồi cho đối tác
|
Nếu yêu cầu đăng ký làm việc được xem xét đồng ý, sẽ phản hồi cho phía đối tác
|
CBĐN
|
Đối tác
|
Đối tác được biết về phản hồi của trường về đăng ký làm việc
|
|
|
5
|
Xây dựng kế hoạch làm việc
|
Xác nhận lịch làm việc cụ thể với đối tác (qua email hoặc công văn), bao gồm các nội dung sau:
+ Thời gian làm việc:
+ Địa điểm:
+ Thành phần (số lượng, chức danh người tham dự)
+ Nội dung làm việc:
+ Các yêu cầu cần hỗ trợ: Visa; đưa đón…
|
CBĐN
|
PTCHC
|
Lịch làm việc được xác nhận
|
Trước thời gian làm việc 01 tuần
|
|
6
|
Trình báo với các cơ quan liên quan
|
Công an tỉnh, phòng PA83; Sở Ngoại Vụ, Các cơ quan ban ngành liên quan
|
|
|
|
|
BM/QT.70/VH-P.ĐT/01/02
|
7
|
Xây dựng lịch làm việc và phân công nhiệm vụ
|
CBĐN xây dựng lịch làm việc cụ thể với đối tác, dự kiến phân công nhiệm vụ cho các cá nhân căn cứ vào nội dung và thời gian.
|
CBĐN
|
Đối tác
|
Lịch làm việc và phân công nhiệm vụ được xây dựng
|
|
BM/QT.70/VH-P.ĐT/01/03
BM/QT.70/VH-P.ĐT/01/04
|
8
|
Duyệt lịch làm việc và phân công nhiệm vụ
|
Hiệu trưởng duyệt kế hoạch làm việc chi tiết và phân công nhiệm vụ do CBĐN xây dựng
|
Hiệu trưởng
|
CBĐN
|
Lịch làm việc và phân công nhiệm vụ được duyệt
|
|
|
9
|
Thông báo lịch làm việc, phân công nhiệm vụ
|
CBĐN gửi Lịch làm viêc chi tiết đã duyệt cho đối tác.
CBĐN gửi kế hoạch làm việc và phân công nhiệm vụ cho các phòng, khoa, trung tâm
|
CBĐN
|
Đối tác, các phòng, khoa, trung tâm
|
Lịch làm việc và phân công nhiệm vụ được chuyển cho đối tác và các phòng, khoa, trung tâm
|
|
|
10
|
Chuẩn bị nôi dung làm việc
|
CBĐN phối hợp với các Phòng, khoa, Trung tâm chuân bị nội dung làm việc theo kế hoạch làm việc đã duyệt.
+ Chuẩn bị brochure, video trường hoặc quà cho đối tác (nếu cần)
+ Chuẩn bị phần trình chiếu/ video clip (kết nối laptop + Projector, kiểm tra speakers), xếp brochure (CD) giới thiệu về trường lên bàn họp
+ Chuẩn bị tài liệu khác
Hiệu trưởng kiểm tra công tác chuẩn bị làm việc của các Phòng, Khoa, Trung tâm
|
Các phòng, Khoa, Trung tâm
|
CBĐN, Hiệu trưởng
|
Nội dung làm việc được chuẩn bị chu đáo và kiểm tra
|
|
|
11
|
Đón tiếp và làm việc
|
Căn cứ vào kế hoạch làm việc và Phân công nhiệm vụ, nhà trường tổ chức đón tiếp, làm việc theo kế hoạch.
Ghi chép nội dung làm việc
|
BGH, Phòng, Khoa, Trung tâm
|
CBĐN, PTCHC
|
Đón tiếp chu đáo và làm việc hiệu quả, đạt yêu cầu
|
|
|
12
|
Ghi biên bản nội dung làm viêc
|
Kết thúc buổi làm việc, CBĐN cùng với Đối tác lập biên bản cuộc làm việc.
|
CBĐN, Đối tác
|
Hiệu trưởng, Đối tác
|
Biên bản làm việc được lập
|
|
BM/QT.70/VH-P.ĐT/01/05
|
13
|
Duyệt biên bản làm việc
|
Hiệu trưởng hoặc đại diện BGH và trường đoàn phía đối tác duyệt biên bản
|
Hiệu trưởng hoặc đại diện BGH; Đối tác
|
CBĐN
|
Biên bản làm việc được duyệt
|
|
|
14
|
Tổng hợp
|
Tổ chức tổng hợp, báo cáo kết quả làm việc; rút kinh nghiệm nếu có
|
Hiệu trưởng
|
Các phòng, khoa, Trung tâm
|
|
|
|
15
|
Lưu hồ sơ
|
Lưu trữ Hồ sơ về đợt đón tiếp và làm việc theo đúng quy định tại phòng Đào tạo
|
CBĐN
|
PĐT
|
Hồ sơ về đợt đón tiếp và làm việc được lưu theo đúng quy định
|
|
BM/QT.70/VH-P.ĐT/01/06
|
English
한국어
