ĐẶC TẢ QUY TRÌNH BẢO LƯU KẾT QUẢ HỌC TẬP
|
Stt
|
Tên bước công việc
|
Nội dung
|
Bộ phận/Người thực hiện
|
Bộ phân/Người phối hợp thực hiện
|
Kết quả đạt được
|
Hạn hoàn thành
|
Biểu mẫu/hồ sơ
|
1
|
Xác định nhu cầu/ viết đơn
|
HSSV (hoặc người nhà) nếu có nhu cầu bảo lưu kết quả học tập thì làm đơn theo mẫu và kèm theo các giấy tờ liên quan chuyển lên GVCN
|
HSSV (Hoặc người đại diện)
|
GVCN
|
Đơn xin bảo lưu và giấy tờ liên quan được chuyển đến GVCN
|
|
BM01
|
2
|
Xác nhận kết quả học tập
|
Phòng Đào tạo xác nhận kết quả học tập của HSSV
|
P. Đào tạo
|
HSSV
|
Kết quả học tập của HSSV được P.Đào tạo xác nhận.
|
|
BM02
|
3
|
Lập hồ sơ
|
Căn cứ theo đơn của HSSV và hướng dẫn mẫu hồ sơ của nhà trường, GVCN lập hồ sơ bảo lưu kết quả học tập của HSSV (chỉ những HSSV có kết quả học tập ít nhất một học kỳ mới được xét bảo lưu).
|
GVCN
|
HSSV, giáo vụ khoa
|
Hồ sơ bảo lưu được GVCN lập trình khoa xem xét
|
|
BM03
|
4
|
Xác nhận hồ sơ
|
Khi nhận được hồ sơ, Chủ nhiệm khoa xác nhận vào các giấy tờ liên quan trong hồ sơ
|
Chủ nhiệm khoa
|
GVCN, giáo vụ
|
Hoàn tất hồ sơ ở cấp khoa
|
|
|
5
|
Xét hồ sơ
|
P.Công tác HSSV xem xét hồ sơ bảo lưu của HSSV
|
P.CTHSSV
|
HSSV, giáo vụ
|
Mẫu hồ sơ được xem xét
|
|
|
6
|
Soạn thảo quyết định
|
P. Công tác HSSV soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng
|
P. Công tác HSSV
|
|
|
|
BM04
|
7
|
Duyệt
|
Ban giám hiệu xét hồ sơ và duyệt quyết định bảo lưu
|
Hiệu trưởng
|
P.Công tác HSSV
|
Quyết định bảo lưu được phê duyệt
|
|
|
8
|
Ban hành quyết định
|
P. Công tác HSSV ban hành quyết định bảo lưu đến các bộ phận liên quan: Lớp( GVCN), P.Đào tạo, HSSV
|
P. Công tác HSSV
|
GVCN, P. Đào tạo, HSSV
|
Quyết định bảo lưu được chuyển đến các bộ phận
|
|
|
9
|
Xoá tên khỏi danh sách lớp
|
GVCN sau khi nhận được quyết định tiến hành thông báo cho lớp, giáo viên bộ môn và xoá tên khỏi danh sách lớp.
|
GVCN
|
Lớp, GV bộ môn
|
Tên của HSSV được xoá khỏi các loại giấy tờ, sổ lên lớp hàng ngày của lớp.
|
|
|
10
|
Cập nhật theo dõi
|
Phòng đào tạo nhận được quyết định sẽ cập nhật tên HSSV vào hồ sơ bảo lưu để theo dõi quá trình học tập trở lịa của HSSV.
|
P. Đào tạo
|
P. Công tác HSSV
|
Trạng thái bảo lưu của HSSV được cập nhật và theo dõi (về điểm).
|
|
|
11
|
Hoàn thành các khoản, dừng học
|
HSSV căn cứ quyết định bảo lưu để hoàn thành các khoản tồn đọng, dừng học ( trở lại học thoe đúng thời gian được phép bảo lưu)
|
HSSV
|
GVCN
|
Các khoản được hoàn thành, HSSV được nghỉ học
|
|
|
12
|
Cập nhật theo dõi
|
Phòng Công tác HSSV nhận được cập nhật tên HSSV vào danh sách bảo lưu ( trên phền mền) để theo dõi quá trình học tập trở lịa của HSSV.
|
P. CTHSSV
|
|
Trạng thái bảo lưu của HSSV được cập nhật và theo dõi
|
|
|
13
|
Lưu hồ sơ
|
P. Công tác HSSV lưu hồ sơ bảo lưu kết quả học tập
|
P. CTHSSV
|
|
Hồ sơ được lưu
|
|
|