QUY TRÌNH BẢO LƯU

I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục đích: Quy trình được xây dựng nhằm mô các bước thực hiện cũng như thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị liên quan trong quá trình xét yêu cầu bảo lưu của HSSV.

2.Phạm vi áp dụng: Quy trình này áp dụng cho việc lập hồ sơ, xem xét yêu cầu bảo lưu của HSSV hệ chính quy của trường CĐ nghề KTCN Việt Nam- Hàn Quốc.

II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

  1. Định nghĩa:

– Bảo lưu kết quả học tập trong quy trình này được hiểu là cho phép học sinh, sinh viên bảo lưu các con điểm đã có trong thời gian đã học tại trường trong một thời gian nhất định.

  1. Từ viết tắt:

QT

: Quy trình

P.CTHSSV

: Phòng Công tác học sinh – sinh viên

NV

: Nhân viên

HĐTS

: Hội đồng tuyển sinh

PĐT

: Phòng Đào tạo

HSSV

: Học sinh sinh viên

GVCN

: Giáo viên chủ nhiệm

: Quyết định

BGH

: Ban giám hiệu

KH

: Kế hoạch

III. LƯU ĐỒ (Xem trang 03)

  1. ĐẶC TẢ (Xem trang 4,5,6)

  2. CÁC BIỂU MẪU/HƯỚNG DẪN

STT

Tên biểu mẫu

Mã hoá

1

Đơn xin bảo lưu

BM/QT.32/VH-P.HSSV/08/01

2

Giấy xác nhận kết quả học tập

BM/QT.32/VH-P.HSSV/08/02

3

Giấy đề nghị bảo lưu của Khoa

BM/QT.32/VH-P.HSSV/08/03

4

Quyết định bảo lưu

BM/QT.32/VH-P.HSSV/08/04

 

ĐẶC TẢ QUY TRÌNH BẢO LƯU KẾT QUẢ HỌC TẬP

Stt

Tên bước công việc

Nội dung

Bộ phận/Người thực hiện

Bộ phân/Người phối hợp thực hiện

Kết quả đạt được

Hạn hoàn thành

Biểu mẫu/hồ sơ

1

Xác định  nhu cầu/ viết đơn

HSSV (hoặc người nhà) nếu có nhu cầu bảo lưu kết quả học tập thì làm đơn theo mẫu và kèm theo các giấy tờ liên quan chuyển lên GVCN

HSSV (Hoặc người đại diện)

GVCN

Đơn xin bảo lưu và giấy tờ liên quan được chuyển đến GVCN

BM01

2

Xác nhận kết quả học tập

Phòng Đào tạo xác nhận kết quả học tập của HSSV

P. Đào tạo

HSSV

Kết quả học tập của HSSV được P.Đào tạo xác nhận.

BM02

3

Lập hồ sơ

Căn cứ theo đơn của HSSV và hướng dẫn mẫu hồ sơ của nhà trường, GVCN lập hồ sơ bảo lưu kết quả học tập của HSSV (chỉ những HSSV có kết quả học tập ít nhất một học kỳ mới được xét bảo lưu).

GVCN

HSSV, giáo vụ  khoa

Hồ sơ bảo lưu được GVCN lập trình khoa xem xét

BM03

4

Xác nhận hồ sơ

Khi nhận được hồ sơ, Chủ nhiệm khoa xác nhận vào các giấy tờ liên quan trong hồ sơ

Chủ nhiệm khoa

GVCN, giáo vụ

Hoàn tất hồ sơ ở cấp khoa

5

Xét hồ sơ

P.Công tác HSSV xem xét hồ sơ bảo lưu của HSSV

P.CTHSSV

HSSV, giáo vụ

Mẫu hồ sơ được xem xét

6

Soạn thảo quyết định

P. Công tác HSSV soạn thảo quyết định trình Hiệu trưởng

P. Công tác HSSV

BM04

7

Duyệt

Ban giám hiệu xét hồ sơ và duyệt quyết định bảo lưu

Hiệu trưởng

P.Công tác HSSV

Quyết định bảo lưu được phê duyệt

8

Ban hành quyết định

P. Công tác HSSV ban hành quyết định bảo lưu đến các bộ phận liên quan: Lớp( GVCN), P.Đào tạo, HSSV

P. Công tác HSSV

GVCN, P. Đào tạo, HSSV

Quyết định bảo lưu được chuyển đến các bộ phận

9

Xoá tên khỏi danh sách lớp

GVCN sau khi nhận được quyết định tiến hành thông báo cho lớp, giáo viên bộ môn và xoá tên khỏi danh sách lớp.

GVCN

Lớp, GV bộ môn

Tên của HSSV được xoá khỏi các loại giấy tờ, sổ lên lớp hàng ngày của lớp.

10

Cập nhật theo dõi

Phòng đào tạo nhận được quyết định sẽ cập nhật tên HSSV vào hồ sơ bảo lưu để theo dõi quá trình học tập trở lịa của HSSV.

P. Đào tạo

P. Công tác HSSV

Trạng thái bảo lưu của HSSV được cập nhật và theo dõi (về điểm).

11

Hoàn thành các khoản, dừng học

HSSV căn cứ quyết định bảo lưu để hoàn thành các khoản tồn đọng, dừng học ( trở lại học thoe đúng thời gian được phép bảo lưu)

HSSV

GVCN

Các khoản được hoàn thành, HSSV được nghỉ học

12

Cập nhật theo dõi

Phòng Công tác HSSV nhận được cập nhật tên HSSV vào  danh sách bảo lưu ( trên phền mền) để theo dõi quá trình học tập trở lịa của HSSV.

P. CTHSSV

Trạng thái bảo lưu của HSSV được cập nhật và theo dõi

13

Lưu hồ sơ

P. Công tác HSSV lưu hồ sơ bảo lưu kết quả học tập

P. CTHSSV

Hồ sơ được lưu