QUY TRÌNH HỌC BỔNG

I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục đích:

Nhằm cụ thể hóa và thực hiện quy định xét học bổng khuyến khích học tập của Bộ GD&ĐT; khuyến khích tinh thần học tập, động viên HSSV nỗ lực đạt thành tích cao trong học tập và rèn luyện; các HSSV thuộc diện trợ cấp xã hội do Nhà nước quy định.

Công khai hóa thủ tục, nội dung, trình tự các bước tiến hành cấp xét học bổng và trợ cấp xã hội để các đơn vị , cá nhân có liên quan dễ dàng thực hiện; các cấp quản lý có thẩm quyền có cơ sở kiểm tra, điều hành và chỉ đạo.

2. Phạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng cho việc xét cấp học bổng và trợ cấp xã hội cho  HSSV hệ chính quy thuộc trường CĐ nghề KTCN Việt Nam – Hàn Quốc.

II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

1. Định nghĩa: Quy trình này dùng để xét học bổng và trợ cấp xã hội cho HSSV hệ chính quy trong trường có kết quả học tập và rèn từ loại khá trở lên; các HSSV thuộc diện ưu đãi của nhà nước nhằm đảm bảo đúng theo hướng dẫn của các Bộ, Ban, Ngành thuộc nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Từ viết tắt:

QT	: Quy trình
QĐ	: Quyết định
HS	: Hồ sơ
HB	: Học bổng
HK	: Học kì
HSSV	: Học sinh, sinh viên
DS	: Danh sách
TK	: Tổng kết
RL	: Rèn luyện
P.CTHSSV	: Phòng Công tác học sinh, sinh viên
BGH	: Ban giám hiệu
BP	: Bộ phận

III. LƯU ĐỒ (Xem trang 4)

1. ĐẶC TẢ (Xem trang 5,6,7)

2. CÁC BIỂU MẪU/HƯỚNG DẪN

STT	Tên biểu mẫu	Mã hoá
1	Quyết đinh cấp học bổng	BM/QT.29/VH-P.HSSV/06/01
2	Bảng tổng hợp học bổng	BM/QT.29/VH-P.HSSV/06/02

ĐẶC TẢ QUY TRÌNH XÉT HỌC BỔNG KHUYẾN KHÍCH HỌC TẬP VÀ TRỢ CẤP XÃ HỘI
Stt	Tên bước công việc	Nội dung	Bộ phận/Người thực hiện	Bộ phân/Người phối hợp	Kết quả đạt được	Hạn hoàn thành	Biểu mẫu/hồ sơ
1	Lập kế hoạch	Phòng CTHSSV lập kế hoạch theo hướng dẫn của các Thông tư, Quyết định.	Phòng CTHSSV		Lập được kế hoạch và hoàn thành các bước hướng dẫn cho các BP, các nhân liên quan	Tháng đầu tiên của năm học
2	Dự toán kinh phí	Phòng Tài vụ lập dự toán kinh phí chi trả học bổng & trợ cấp xã hội theo tổng số HSSV trong toàn trường	Phòng Tài vụ	Phòng CTHSSV	Dự toàn được tổng kinh phí học bổng sẽ chi trả cho một HK	Tháng đầu tiên của năm học
3	Phân bổ kinh phí	Phòng CTHSSV phân bổ kinh phí HB theo khóa, khoa trong một HK	Phòng CTHSSV	Phòng Tài vụ	Phân bổ được mức kinh phí HB cho từng khóa, Kkhoa trong một HK	Tháng đầu tiên của năm học
4	Cung cấp điểm TK	Phòng đào tạo cung cấp điểm TKHK qua phần mềm quản lí nhà trường.	Phòng Đào tạo	Phòng CTHSSV	Cung cấp được điểm tổng kết cuối kì	Khi kết thúc các môn học
4	Cung cấp điểm RL	Khoa chuyên môn cung cấp điểm RL (đạo đức) của HSSV	Giáo vụ Khoa	GVCN,	Cung cấp được điểm RL cuối kì	Khi kết thúc môn học
5.	Nộp HS chính sách	HSSV thuộc diện trợ cấp xã hội nộp HS ưu đãi: Hộ nghèo, con TB, BB, mồ côi cả cha lẫn mẹ, Vùng cao + Dân tộc thiểu số …	HSSV	GVCN, Phòng CTHSSV	Nạp HS ưu đãi về phòng CTHSSV	Trước khi kết thúc HK một tháng
6	Rà soát, xét	Phòng công tác HSSV rà soát DS và xét cụ thể kết quả , hồ sơ từng HSSV	Phòng CTHSSV	P. Đào tạo, giáo vụ khoa	Có danh sách chính xác các HSSV được xét	Một ngày sau khi nhận được điểm từ phòng ĐT, Khoa
7	Lập danh sách (bản dự thảo)	Phòng CTHSSV lọc các HSSV được hưởng theo  chỉ tiêu mức kinh phí HB đã phân bổ. Chuyển về Khoa để đối chiếu.	Phòng CTHSSV	Giáo vụ khoa	Lập ra danh sách dự kiến sẽ  được nhận học bổng trong HK	Tháng đầu tiên của HK kế tiếp
8	Đối chiếu	Khoa chuyên ngành sẽ đối chiếu các thông tin từ Phòng CTHHSSV gửi xuống và thông báo cho HSSV để cùng đối chiếu.	Giáo vụ khoa	P. CTHSSV	Kiểm tra được thông tin HSSV	Sau khi có danh sách từ P. CTHSSV
9	Chốt DS & kí các BP liên quan	Phòng CTHSSV chốt DS và chuyển đến các BP liên quan để kí xác nhận. Chuẩn bị các HS để trình BGH.	Phòng CTHSSV	Phòng Tài vụ, Khoa	Chốt được DS sau cùng để trình kí
10	Xét duyệt	Phòng CTHSSV trình lên BGH để xem xét và duyệt DS. Nếu chưa đạt thì yêu cầu lập lại.	BGH	Phòng CTHSSV	Xét duyệt danh sách và kí quyết định.	Sau khi nhận được DS từ phòng CTHSSV	BM01
11	Kí quyết định và DS	BGH kí quyết định và danh sách từ P. CTHSSV trình lên	BGH	Phòng CTHSSV	Kí quyết định & bảng danh sách	Sau khi thấy các thông tin đã đạt.
12	Ban hành quyết định & thông báo các BP liên quan	Phòng CTHSSV thông báo cho các bộ phận liên quan về danh sách được nhận HB: Phòng TV, Khoa, Phòng Tổ chức – Hành chính.	Phòng CTHSSV	Phòng Tổ chức  – Hành chính, Phòng Tài vụ, Khoa	Thông báo được cho các BP liên quan về DS HSSV được nhận HB	Sau khi BGH kí quyết định & DS	BM02
13	Phát HB	Phòng Tài vụ phát HB cho HSSV theo DS	Phòng Tài vụ, HSSV	Phòng CTHSSV, Giáo vụ Khoa	Có danh sách HSSV được nhận HB	Sau khi có phòng Tài vụ đã hoàn tất thủ tục tài chính với Sở tài chính
14	Nhận HB	HSSV nhận HB từ phòng Tài vụ theo danh sách.	HSSV, Phòng Tài vụ	Phòng CTHSSV, Giáo vụ khoa	Nhận được tiền HB	Khi có đầy đủ giấy tờ về mặt Tài chính
15	Hoàn tất chứng từ	Phòng Tài vụ hoàn tất chứng từ tài chính và lưu HS dưới hình thúc bản cứng.	Phòng Tài vụ		Hoàn tất việc cấp phát HB	Sau khi phát tiền hết cho HSSV theo danh sách
16	Lưu HS	Phòng CTHSSV lưu HS, DS được nhận HB	Phòng CTHSSV		Hoàn thành việc cấp phát HB cho một HK	Sau khi công bố quyết định và danh sách cho cá BP liên quan