QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN

3. Mục đích quy trình : 03.TV

– Quy định thống nhất và công khai trình tự, thủ tục thực hiện thanh /quyết toán, nhằm thực hiện công tác phối hợp thanh/quyết toán nhanh gon, kịp thời, đúng nguyên tắc tài chính, đáp ứng  yêu cầu về công tác điều hành quản lý tài chính của nhà trường.

1. Phạm vi áp dụng

• Quy trình: 03.TV áp dụng đối với toàn bộ công chức trường CĐ nghề KTCN Việt Nam – Hàn Quốc, khi thực hiện nhiệm vụ có liên quan công tác thanh /quyết toán từ  nguồn tài chính của nhà trường

       III. Tài liệu viện dẫn

– Căn cứ vào quyết định số 258/QĐ- BLĐTBXH ngày 15/02/2007 của Bộ trưởng Bộ lao động – Thương binh xã hội về việc thành lập trường cao đẳng nghề KTCN Việt Nam – Hàn Quốc;

– Căn cứ vào quyết định số 5252/Q/QĐ.UBND.VX ngày 07 tháng 09 năm 2007 v à Q Đ s ố 5252/ Đ – UBN ng ày 15/10/2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Quy chế về tổ chức & hoạt động của trường cao đẳng nghề KTCN Việt Nam – Hàn Quốc;

– Căn cứ NĐ số 43 NĐ- CP và thông tư số 71/2006 TT-BTC ngày 24 tháng 04 năm 2006 của chính phủ hướng dẫn NĐ 43 NĐ – CP về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập;

– Căn cứ  QĐsố 19/200 QĐ/BTC ngày 30/3/2006,nghị định 66/2013 NL thông tư số 09/2008 TT.BTC.CĐTG, số 68/2012 TT.BTC,QĐMS số 185/2010.MSXD,số161/2012TT.BTC.CĐKSC , 08/2013 TT.BTC, số 37/2015 TT.BTC,HĐXD,số 102/2015 TT.BTC và các thông tư khác của bộ tài chính hướng dẫn, quy định về chế độ, mẫu biểu, chế độ kiểm soát chi ngân sách đối với các đơn vị hành chính và các đơn vị sự nghiệp có thu;

– Căn cứ quyết định số 775 ngày 28  tháng 08 năm  2014 của Trường cao đẳng nghề KTCN Việt Nam – Quốc về việc ban hành hệ thống văn bản trường và quy chi tiêu nội bộ trường.

      

 

 

 

 

1. IV. Từ viết tắt: TV( Phòng Tài vụ)
2. Lưu đồ (Xem trang 5)

 

1. Đặc tả lưu đồ (Xem trang 6-8)

          VII. Các mẫu biểu ( mẫu biểu thanh toán  ban hành theo quyÕt ®Þnh sè  19 Q§ – BTC, th«ng t­ 161,,185 TT-BTC)

TT	TÊN CHỨNG TỪ	S Ố HIỆU CT
01	B¶ng chÊm c«ng	MÉu sè:   C01a-HD
02	B¶ng chÊm c«ng lµm thªm giê	MÉu sè:   C01b-HD
03	GiÊy b¸o lµm thªm giê	MÉu sè:   C01c-HD
04	B¶ng thanh to¸n tiÒn l­ư¬ng	MÉu sè:   C02a-HD
05	B¶ng thanh to¸n thu nhËp t¨ng thªm	MÉu sè:   C02b-HD
06	B¶ng thanh to¸n häc bæng (Sinh ho¹t phÝ)	MÉu sè:   C03-HD
07	B¶ng thanh to¸n tiÒn th­ưëng	MÉu sè:   C04-HD
08	B¶ng thanh to¸n phô cÊp	MÉu sè:   C05-HD
09	Danh s¸ch chi tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n thu nhËp kh¸c qua tµi kho¶n c¸ nh©n	MÉu sè:   C13-HD
10	B¶ng kª ®Ò nghÞ thanh to¸n	MÉu sè:   C41-HD
11	GiÊy ®i ®­õêng	MÉu sè:   C06-HD
12	B¶ng thanh to¸n tiÒn lµm thªm giê	MÉu sè:   C07-HD
13	Hîp ®ång giao kho¸n c«ng viÖc, s¶n phÈm	MÉu sè:   C08-HD
14	B¶ng thanh to¸n tiÒn thuª ngoµi	MÉu sè:   C09-HD
15	Biªn b¶n thanh lý hîp ®ång giao kho¸n	MÉu sè:   C10-HD
16	B¶ng kª trÝch nép c¸c kho¶n theo l­¬ng	MÉu sè:   C11-HD
17	B¶ng kª thanh to¸n c«ng t¸c phÝ	MÉu sè:   C12-HD
18	PhiÕu nhËp kho	MÉu sè:   C20-HD
19	PhiÕu xuÊt kho	MÉu sè:   C21-HD
20	GiÊy b¸o háng, mÊt c«ng cô, dông cô	MÉu sè:   C22-HD
21	Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ư, CCô, s¶n phÈm hµng hãa	MÉu sè:   C23-HD
22	B¶ng kª mua hµng	MÉu sè:   C24-HD
23	Biªn b¶n kiÓm nghiÖm Vt­, Ccô, SP hµng hãa	MÉu sè:   C25-HD
24	PhiÕu thu	MÉu sè:   C30-BB
25	PhiÕu chi	MÉu sè:   C31-BB
26	GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng	MÉu sè:   C32-HD
27	GiÊy thanh to¸n t¹m øng	MÉu sè:   C33-BB
28	Biªn b¶n kiÓm kª quü (VN ®ång)	MÉu sè:   C34-HD

 

 

 

 

 

 

29	Biªn b¶n kiÓm kª quü (Vµng, b¹c, kim khÝ quý, ®¸ quý)	MÉu sè:   C35-HD
30	GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n	MÉu sè:   C37-HD
31	Biªn lai thu tiÒn	MÉu sè:   C38-BB
32	B¶ng kª chi tiÒn cho ng­ừêi tham dù héi th¶o, tËp huÊn.	MÉu sè:   C40a-HD
33	Biªn b¶n giao nhËn TSC§	MÉu sè:   C50-HD
34	Biªn b¶n thanh lý TSC§	MÉu sè:   C51-HD
35	Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§	MÉu sè:   C52-HD
36	Biªn b¶n kiÓm kª TSC§	MÉu sè:   C53-HD
38	Biªn b¶n giao nhËn TSC§ söa ch÷a lín hoµn thµnh	MÉu sè:   C54-HD
39	Biªn b¶n nghiÖm thu, bµn giao ®­a vµo sö dông	MÉu sè:   C54-HD
40	B¶ng tÝnh hao mßn TSC§	MÉu sè:   C55a-HD
41	B¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao TSC§	MÉu sè:   C55b-HD
42	Hãa ®¬n GTGT	MÉu sè:   01GTKT-3LL
43	Hãa ®¬n b¸n hµng th«ng th­êng	MÉu sè:   02GTGT-3LL
44	B¶ng kª thu mua hµng hãa mua vµo kh«ng cã hãa ®¬n	MÉu sè:   04 GTGT
45	PhiÕu nhËp kho	MÉu sè : C20 – HD
46	PhiÕu xuÊt kho	MÉu sè:21-HD
47	GiÊy b¸o háng, b¸o mÊt c«ng cô, dông cô	MÉu sè:22-HD
48	PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé	MÉu sè:   03PXK-3LL
49	PhiÕu xuÊt kho hµng göi ®¹i lý	MÉu sè:   04HDL-3LL
50	Hợp đồng mua , bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ	Theo TT09, TT 68,TT185,BTC
51	Bi ên bản nghiệm thu, thanh  lý sản phẩm hàng hóa	Theo TT09, TT 68,TT185,BTC
52	Vé cầu đường, vé tàu, vé xe,vé tàu	NĐ  19 .BTC
53	GiÊy x¸c nhËn hµng viÖn trî kh«ng hoµn l¹i	NĐ  19 .BTC
54	B¶ng kª chøng tõ gèc göi nhµ tµi trî	NĐ  19 .BTC
55	§Ò nghÞ ghi thu – ghi chi ng©n s¸ch tiÒn, hµng viÖn trî	NĐ  19 .BTC
56	Hãa ®¬n b¸n lÎ	NĐ  19 .BTC
57	GiÊy chøng nhËn nghØ èm h­ëng BHXH.	NĐ  19 .BTC

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TT	Công việc	Ai	Khi nào	ở đâu/thời gian	Cách làm	Bằng chứng
5.1	Tập hợp minh chứng	-Người có nhu cầu thanh toán và lãnh đạo đơn vị	– Bộ môn, phòng, khoa phát sinh nhu cầu	-Tại bộ môn, phòng, khoa	– Tập hợp các  minh chứng công việc đã hoàn thành	– Có đủ minh chứng( theo quy trình công vi ệc)
5.2	Giấy xin thanh toán	-Người có nhu cầu và lãnh đạo đơn vị	Có đủ minh chứng	– Tại bộ môn, phòng, khoa	– Lập giấy xin thanh toán theo mẫu quy định	– Giấy xin thanh toán đã được phê duyệt
5.3	Tiếp nhận HS, xử lý hồ sơ	-Kế toán thanh toán	– Khi người có nhu cầu đến  thanh toán	– Tại phòng Tài vụ – Thời gian :01 ngày	– Tiếp nhận hồ sơ – Kiểm soát hồ sơ – Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ	– Hồ sơ đã hoàn thi ện
5.4	Thiết lập chứng từ kế toán	– Kế toán thanh toán	– Hồ sơ đã hoàn thiện	-Tại phòng tài vụ – Thời gian: 01 ngày	– Lập chứng từ thanh toán – Trình duyệt hồ sơ	– Phiếu chi, ủy nhiệm
5.5	Xét duyệt hồ sơ	– Kế toán trưởng	– Kế toán thanh toán trình hồ sơ	– Tại phòng tài vụ – Thời gian :01 ngày	– Kiểm tra  tính  pháp  lý hồ sơ – Ký duyệt hồ sơ – Chuyển trình ký Hiệu trưởng	– Hồ sơ đã ký duyệt
5.6	Xét duyệt      chi	– Hiệu trưởng	Hồ sơ đã được Hiệu trưởng duyệt chi	– Tại phòng Hiệu trưởng – Thời gian: 01 ngày	– Kiểm tra hồ sơ – Ký duyệt  chi	– Ký duyệt chi
5.7	Phân loại hồ sơ	– Kế toán thanh toán	–  Hồ sơ đã  hoàn thiện đóng dấu	– Tại phòng tài vụ – Thời gian :01 ngày	– Tập hợp hồ sơ chi trả chuyển khoản – Tập hợp hồ sơ chi trả tiền mặt	–  Hồ sơ đã hoàn thiện đóng dấu – Thủ quỹ ký giao nhận hồ sơ tiền mặt

 

 

TT	Công việc	Ai	Khi nào	ở đâu/thời gian	Cách làm	Bằng chứng
5.8	Chi tiền mặt	-Thủ quỹ	Hồ sơ đã được duyệt chi	– Tại phòng Tài vụ – Thời gian khi tiếp nhận hồ sơ	– Chi trả tiền mặt  theo hồ sơ	– Hồ sơ đã có chữ ký của người nhận tiền và Thủ quỹ
5.9	Chuyển khoản qua hệ thống  kho bạc, ngân hàng	– Kế toán thanh toán	–  Hoàn thiện đóng dấu hồ sơ chuyển khoản	– Tại KB,NH nơi giao dịch – Thời gian : 02 ngày	– Nhận chứng từ tại phòng Hiệu trưởng chuyển KB, NH	– Giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi đã có xác nhận chuyển của NH,KB
5.10	Xử lý phản hồi  NH,KB	– Kế toán thanh toán	– Nhận được thông báo phản hôi của NH,KB	– Tại KB,NH nơi giao dịch – Thời gian : 01 ngày	– Xử lý  các nội dung phản hồi của KB,NH	–  KB,NH chấp nhận   kết quả xử lý phản hồi
5.11	Ho àn thi ện CT đã giải ngân	– Kế toán thanh toán	– Hồ sơ đã giải ngân tại KB,NH	– Thời gian: 05 ngày	– Hoàn thiện chứng từ – Hoàn thiện đối chiếu	Hồ sơ đủ điều kiện quyết toán –
5.12	Lập bảng kê quyết toán	– Kế toán trưởng	– Hồ sơ đủ điều kiện quyết toán	– Tại phòng Tài vụ – Thời gian: 05 ngày	– Ghi sổ chứng từ	– Bảng kê chứng từ ghi sổ
5.13	Xác định hoạt động thu, chi	– Kế toán trưởng	Hồ sơ đủ điều kiện quyết toán	– Tại phòng Tài vụ – Thời gian: 10 ngày	– Cân đối sổ sách kế toán – Lập các biểu báo cáo kế toán	– Hoàn  thiện sổ sách báo cáo quyết toán
5.14	Thiết lập sổ sách báo cáo quyết toán	– Kế toán trưởng	– Chứng từ đã hoàn thiện quy trình quyết toán	– Tại phòng Tài vụ – Thời gian: 03 ngày	– Hạch toán,Kết chuyển chênh lệch thu, chi	–  Báo cáo hoạt động thu, chi
5.15	Lưu trữ  hồ sơ, chứng từ	– Kế toán trưởng – Phòng tài vụ	–  Chứng từ đã hoàn thiện quy trình quyết toán	– Tại phòng Tài vụ – Thời gian: 10 ngày	– Sắp xếp chứng từ và đóng lưu chứng từ	– Hồ sơ,chứng từ  được đóng thành quyển

 

    Phụ lục 1. Quy đinh của BTC về chứng từ kế toán ( Minh chứng)

1- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng

số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến  chứng từ kế toán.

*  Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác có liên quan theo từng loại chứng từ.

2. Các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

3. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo

nội dung quy định trên mẫu.

4. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được

viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa,

sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

5. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải

được ký bằng bút mực xanh. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

6. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người

được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng  từ thuộc trách nhiệm của người ký.

 

Phụ luc II.  Một số quy trình chứng từ                                                                                  

TT	Nội dung thanh toán	Mẫu biểu thực hiện	Ghi chú
1	Tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương	– Bảng chấm công – Bảng kê tính tiền lương – Bảng tính thuế TNCN giảm trừ( nếu có) – Bảng kê thuyết minh tăng giảm và minh chứng tăng giảm
3	Các khoản trích nộp theo lương,KPCĐ)	– Bảng kê trích % BH theo lương phải nộp – Bảng đối chiếu hàng quý – Phê duyệt mức đóng góp công đoàn
4	Chế độ ốm đau, thai sản	– Hồ sơ đã được bảo hiểm xác nhận chế độ – Giấy đề nghị thanh toán
6	Học bổng học sinh	– Quyết định phê duyệt Hiệu trưởng – Bảng kê tổng hợp tính học bổng – Danh sách học sinh ký nhận  theo khoa
9	Thanh toán công tác phí	– Giấy đề nghị thanh toán – Bảng kê thanh toán – Công văn cử đi công tác và giấy mời, giấy triệu tập hội nghị được BGH duyệt( Bản gốc) – Chủ trương được BGH phê duyệt – Giấy đi đường – Hóa đơn, phiếu thu và chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo quy định của nhà nước đối với khoản thanh toán
10	Hỗ trợ CB,GV đi học	– Giấy đề nghị thanh toán – Quyết định cử đi học của nhà trường – Thông báo thời hạn học – Báo cáo kết quả học tập được duyệt – Giấy đề nghị thanh toán( CĐ theo QCNB)
13	Mua sắm  vật tư, tài sản , vật tư, dịch vụ   Gói thầu < 10 triệu	– Giấy đề nghị thanh toán – Đề xuất và dự trù mua sắm được duyệt – Phiếu trình duyệt giá( kèm theo báo giá tối thiểu của 3 đơn vị – Hóa đơn GTGT – Bảng kê giao nhận vật tư, văn phòng phẩm – Phiếu xuất nhập kho tăng giảm dụng cụ

 

18	Đối với gói thầu nhỏ, cán bộ nhà trường làm được	– Giấy đề nghị thanh toán – Giấy báo hỏng TSCĐ, công cụ, dụng cụ –  Đề xuất và dự trù mua sắm được duyệt – Phiếu trình duyệt giá( kèm theo báo giá tối thiểu của 3 đơn vị – Hóa đơn giá trị gia tăng – Bảng kê giao nhận vật tư, dụng cụ – Nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng -Bảng kê chấm công làm việc ngoài giờ
19	Sữa chữa thường xuyên   Gói thầu < 20 triệu Thuê các đơn vị có tư cách pháp nhân	– Giấy đề nghị thanh toán – Giấy báo hỏng tài sản, công cụ, dụng cụ –  Đề xuất và dự trù tổng hợp sữa chữa được duyệt – Phiếu trình duyệt giá( kèm theo báo giá tối thiểu của 3 đơn vị – Hợp đồng, biên bản NT bàn giao, thanh lý, hóa đơn GTGT
26	Lễ tân khánh tiết ( tiếp khách, tiếp chuyên gia	– Giấy đề nghị thanh toán – Đề xuất, dự trù được phê duyệt – Danh sách khách mời – Quyết định  phê duyệt mức chi – Hóa đơn giá trị gia tăng – Hợp đồng, nghiệm thu thanh lý ( Nếu có)

Chú ý:  Đối với một số nghiệp vụ có tính chất đặc thù riêng  hoặc  một số mẫu biểu có bổ sung, sửa đổi theo luật kiểm soát chi hiện hành, thì phòng tài vụ  và người thanh toán có trách nhiệm phối hợp hoàn thiện các bổ sung, sửa đổi.