QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

I. BÁO CÁO

• Báo cáo quy trình kiểm soát tài liệu

1. TÓM TẮT QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG NỘI DUNG KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA TRƯỜNG
2. Công tác chỉ đạo, điều hành

• Trường đã thành lập Ban chỉ đạo, Ban thư ký triển khai thí điểm xây dựng mô hình hệ thống quản lý chất lượng (quyết định 790/QĐ.TVH ngày 06/9/2014 về việc Thành lập Ban chỉ đạo và giao nhiệm vụ thường trực triển khai thí điểm xây dựng mô hình hệ thống quản lý chất lượng trong nhà trường; quyết định số 791/QĐ.TVH về việc thành lập Ban thư ký triển khai thí điểm xây dựng mô hình hệ thống quản lý chất lượng trong nhà trường)
• Các thành viên trong Ban chỉ đạo, Ban thư ký đã tham gia tập huấn do Cục kiểm định chất lượng dạy nghề – Tổng cục Dạy nghề tổ chức tại Huế.
• Ban chỉ đạo đã phân công cho phòng khảo thí và ĐBCL xây dựng và triển khai thực hiện thí điểm quy trình kiểm soát tài liệu trong nhà trường theo hướng dẫn của Cục kiểm định chất lượng dạy nghề – Tổng cục Dạy nghề.
• Ban chỉ đạo thường xuyên kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện thí điểm.
• Phòng khảo thí và ĐBCL lập Báo cáo đánh giá quá trình thực hiện thí điểm

2. Quá trình xây dựng và áp dụng nội dung kiểm soát tài liệu của trường

Quá trình xây dựng nội dung kiểm soát tài liệu của trường:

• Theo phân công phòng khảo thí và ĐBCL của trường đã thực hiện việc xây dựng nội dung quy trình kiểm soát tài liệu và các biểu mẫu kèm theo. Trong quá trình thực hiện xây dựng luôn được sự quan tâm và theo dõi sát sao của Ban lãnh đạo nhà trường để hoàn thiện nội dung Quy trình kiểm soát tài liệu.

Quá trình áp dụng nội dung kiểm soát tài liệu của các đơn vị trong trường:

• Quá trình áp dụng bước đầu thuận lợi bởi quy trình được xây dựng tương đối đơn giản, dễ hiểu và là công cụ hỗ trợ đắc lực phục vụ công tác cải cách hành chính đối với trường Cao đẳng nghề KTCN Việt Nam – Hàn Quốc trong giai đoạn hiện nay.

1. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
2. Kết quả xây dựng và áp dụng nội dung kiểm soát tài liệu của các đơn vị trong trường

Đã xây dựng và áp dụng thí điểm được quy trình kiểm soát tài liệu cho các phòng, khoa trong trường, Bao gồm các hướng dẫn, lưu đồ hóa, đặc tả và các mẫu biểu kèm theo từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng ban, giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; đơn giản hóa các quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức.

2. Hiệu quả của việc xây dựng và áp dụng nội dung kiểm soát tài liệu trong trường

• Các cơ quan, đơn vị đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên; để tham chiếu khi cần; hồ sơ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc.
• Góp phần giúp cán bộ, công chức tổ chức thực hiện công việc khoa học hơn; bước đầu tạo sự chuyển biến trong nhận thức về vai trò của người cán bộ, công chức khi thi hành nhiệm vụ.
• THUẬN LỢI – KHÓ KHĂN

1. Trong quá trình xây dựng

• Thuận lợi:
• Sự quan tâm sát sao, chỉ đạo quyết liệt của ban chỉ đạo trong việc triển khai xây dựng nội dung quy trình kiểm soát tài liệu.
• Khó khăn:
• Lần đầu làm quen với việc xây dựng quy trình theo dạng lưu đồ hoá nên khó khăn trong việc xây dựng nội dung.
• Thời gian triển khai xây dựng quy trình quá ngắn

2. Trong quá trình áp dụng

• Thuận lợi:
• Trường đã điều chỉnh và ban hành hệ thống văn bản pháp quy tổng các hoạt động của trường nên rất thuận lợi áp dụng nội dung quy trình kiểm soát tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng
• Đội ngũ cán bộ, giáo viên, công nhân viên Nhà trường có tuổi đời còn trẻ, có trình độ chuyên môn vững vàng nên dễ thích ứng với việc thay đổi quy trình làm việc.
• Khó khăn:
• Thời gian áp dụng thí điểm quá ngắn (từ 01/11 đến 01/12/2014) nên dẫn đến việc hạn chế trong rút kinh nghiệm thực hiện.

1. ĐỀ XUẤT- KIẾN NGHỊ

Tăng thời gian áp dụng thí điểm quy trình kiểm soát tài liệu thông qua đó có cơ sở thực tế để đánh giá hiệu quả việc xây dựng và áp dụng thí điểm vận hành hệ thống QLCL của nhà trường.

II. BIỂU MẪU

• Tổng hợp góp ý

Tên tài liệu……………………………………………………………………………………………………………………………..

STT	Nội dung cần góp ý	Mục	Ý kiến đóng góp	Đơn vị
1		1
		2
		3
2		1
		2
		3
3		1
		2
		3
		4
4		1
		2
		3
		4
5		1
		2
		3
		4
6		1
		2
		3
		4

…………………………………………………………………………………………………………………….

• Danh sách phân phối tài liệu

Tên tài liệu……………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………….

STT	Đơn vị	Họ tên người nhận	Chữ ký
1	Ban Giám hiệu
2	Phòng Tài vụ
3	Phòng Đào tạo – NCKH và QHQT
4	Phòng Tổ chức – Hành chính
5	Phòng Công tác HS – SV
6	Phòng Kế hoạch – Dịch vụ
7	Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng
8	Trung tâm ngoại ngữ – Hợp tác đào tạo
9	Trung tâm Đào tạo kỹ thuật làm bánh CJ
10	Khoa Công nghệ thông tin
11	Khoa Cắt gọt kim loại
12	Khoa Công nghệ Hàn
13	Khoa Kỹ thuật điện tử
14	Khoa Kỹ thuật điện lạnh
15	Khoa Công nghệ ô tô
16	Khoa Điện công nghiệp
17	Khoa Cơ bản
18	Khoa Kinh tế
19	Công Đoàn
20	Đoàn Thanh niên

• Đề nghị soạn chỉnh sửa lài liệu

c  Soạn thảo mới               c  Sửa đổi                               c  Cung cấp

I.         Phần đề nghị: 1/ Đơn vị đề nghị:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2/ Tên tài liệu:……………………………………………………………………………………….. Mã hóa: ………………………………………………. 3/ Nội dung đề nghị: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Ngày         tháng       năm 20 Người đề nghị                                                                                                            (Ký, ghi rõ họ tên)

II.      Ý kiến của đơn vị soạn thảo tài liệu c  Đồng ý    c  Không đồng ý Ngày      tháng       năm 20 Đại diện                                                                                                    (Ký, ghi rõ họ tên)

III.   Ý kiến của Lãnh đạo trường:                                                           c  Đồng ý    c  Không đồng ý Ngày      tháng      năm 20 Lãnh đạo trường                                                                                                    (Ký, ghi rõ họ tên)

IV.    Kết quả thực hiện (Đơn vị soạn thảo tài liệu theo dõi):                                                                                                c  Đạt    c  Không đạt Ngày       tháng       năm 20   Người theo dõi          (Ký, ghi rõ họ tên)

 

• Danh mục kiểm soát tài liệu

 

Số TT	Tên tài liệu	Mã hóa	Lần ban hành
			01	02	03	04

 

Ngày             tháng         năm 2014

NGƯỜI DUYỆT                                                                            NGƯỜI LẬP

 

III. NỘI DUNG